आम्ही सर्व तिकडे गेलो आहोत. जेव्हा तुम्हाला एखाद्या सहकार्‍याकडून ईमेल प्राप्त होतो जो तुमचे लक्ष हातात असलेल्या कामापासून दूर नेतो तेव्हा तुम्ही त्या कार्यावर लक्ष केंद्रित करता. जिज्ञासू, तुम्ही कशी मदत करू शकता हे पाहण्यासाठी तुम्ही क्लिक करता, परंतु हे खरोखर काही नाही ज्यासाठी त्वरित अभिप्राय आवश्यक आहे.
तरीही, तुम्ही आता त्यांच्याकडे परत जावे की त्यांचे लक्ष वेधून घेण्याचा प्रयत्न कराल का असा प्रश्न तुम्हाला पडला असेल—जे तुमच्या दिवसभर वारंवार येत असल्यास ते विशेषतः आव्हानात्मक असू शकते.
या लेखात, आम्ही तुम्हाला काही टिप्स सांगणार आहोत जे तुमचा ईमेल तपासत असताना तुम्हाला उत्पादक राहण्‍यात मदत करू शकतात.
1. तुम्ही दररोज तुमचा इनबॉक्स तपासत असलेली रक्कम मर्यादित करा
प्रत्येक वेळी तुम्हाला ईमेल मिळाल्यास तुम्ही तुमच्या इनबॉक्समध्ये क्लिक करत असाल—किंवा तुम्ही एखाद्या ईमेलची अपेक्षा करत असाल—तुम्ही सतत स्वतःचे लक्ष विचलित करत आहात. व्यत्यय आल्यानंतर कामावर परत येण्यासाठी लागणारा वेळ देखील विचारात घ्यावा, विशेषतः जर तुम्ही प्रत्येक ईमेलला पटकन प्रतिसाद देत असाल.
तुम्हाला व्यस्त वाटत असलं तरी, हा पुढे आणि मागे काम करण्याचा सर्वात उत्पादक मार्ग असू शकत नाही. तुमची ईमेल सूची रिकामी करण्याच्या उद्देशाने तुमचा इनबॉक्स तपासायचा आहे.
जोपर्यंत तुमच्या नोकरीला सर्व ईमेलला तत्‍काळ प्रतिसादाची आवश्यकता नसते, तोपर्यंत तुमच्या इनबॉक्‍सच्‍या दररोज तपासण्‍याची संख्या मर्यादित करण्याचा प्रयत्न करा. एक सूचना म्हणून, तुम्ही तुमचा ईमेल दिवसातून दोन ते तीन वेळा तपासू आणि प्राधान्य देऊ इच्छित असाल—एकदा तुम्ही कामावर गेल्यानंतर, एकदा तुमच्या लंच ब्रेकनंतर, आणि कदाचित तुमच्या दिवसासाठी एक. तासांपूर्वी
तथापि, तुमच्या शेड्यूल आणि तुम्ही ज्यांच्यासोबत काम करता त्यांच्यासोबत काम करणारी दिनचर्या तयार करणे उत्तम. तुम्ही तात्काळ फीडबॅक देऊ शकता, याचा अर्थ असा नाही की तुम्हाला नेहमी करावे लागेल, खासकरून जर तुम्ही एखाद्या महत्त्वाच्या कामावर किंवा अंतिम मुदतीवर लक्ष केंद्रित करत असाल.
अर्थात, तुमचा बॉस असो, ग्राहक असो किंवा प्राधान्य सहकारी असोत, तुमच्याकडे असे लोक असतील ज्यांच्याकडे तुम्हाला लवकर परत जाण्याची गरज आहे. तुम्ही तुमचा इनबॉक्स तपासता तेव्हा त्यांना तुमच्या प्रतिसादाला प्राधान्य द्या. जेव्हा ती व्यक्ती तुम्हाला ईमेल करते तेव्हा तुम्ही अलर्ट चालू करू शकता—किंवा तुमचा इनबॉक्स नवीन मेलसाठी किती वेळा तपासतो ते समायोजित करा.
काही ईमेल पूर्णपणे बंद करण्यासाठी तुम्हाला तुमची सूचना सेटिंग्ज समायोजित करायची आहेत की नाही हे तुमच्यावर अवलंबून आहे. तथापि, एखादी अतिशय महत्त्वाची गोष्ट गमावू नये म्हणून, आपण अधिसूचनेत प्राप्तकर्ता आणि विषय ओळ पहा आणि प्रतीक्षा करू शकत असल्यास त्वरीत ट्रॅकवर परत येऊ शकता.
2. एकाच ईमेलवर दोनदा व्यवहार करणे टाळा
कारवाई करण्यापूर्वी स्वतःला ताजेतवाने करण्यासाठी तुम्ही तोच ईमेल अनेक वेळा उघडला आणि वाचला आहे का? यामुळे तुमचा वेळ आणि लक्ष वाया जाऊ शकते.
प्रत्येक वेळी जेव्हा तुम्ही उघडता तेव्हा कारवाई करून तुम्ही यास प्रतिबंध करू शकता. त्याला अभिप्राय आवश्यक आहे का ते ठरवा, तुम्ही ते फाइल करू शकता किंवा संग्रहित करू शकता किंवा ते जंक किंवा काहीतरी आहे जे तुम्ही सहज काढू शकता.
त्याचे उत्तर देण्याचा निर्णय घेतल्याचा अर्थ असा नाही की ते लगेच घडणे आवश्यक आहे, परंतु एक ध्वज किंवा काही प्रकारचे स्मरणपत्र जोडा जेणेकरुन पुढील वेळी आपण आपल्या ईमेलवर व्यवहार कराल तेव्हा ते कसे करावे हे आपल्याला कळेल.
तुमच्या इनबॉक्समध्ये ईमेल रिमाइंडर वैशिष्ट्य देखील असू शकते. उदाहरणार्थ, स्पार्क तुम्हाला ठराविक कालावधीसाठी संदेशांची आठवण करून देण्याची परवानगी देतो आणि ते तुम्हाला त्यांची विशिष्ट तारीख आणि वेळी आठवण करून देईल. तुम्हाला अद्याप प्राप्तकर्त्याकडून प्रतिसाद मिळाला नसल्यास, ते तुम्हाला पाठवलेल्या ईमेलचा पाठपुरावा करण्यासाठी स्मरणपत्र सेट करू देते.
तुमच्या इनबॉक्समधील कोणतीही गोष्ट ज्याला लगेच प्रतिसाद, फाइल, जंक किंवा कचरा टाकण्याची आवश्यकता नाही—बहुतेक ईमेल प्रदाते हे खूप सोपे करतात, म्हणून ते करणे आणि ते पूर्ण करणे सर्वोत्तम आहे.
तुम्हाला प्राप्त होणाऱ्या ईमेल्सच्या आधारावर स्वतःसाठी काही नियम बनवण्यातही हे मदत करते. उदाहरणार्थ, प्राधान्य कोण आहे आणि तुमचा प्रतिसाद वेळ. इतरांनाही त्याची सवय होईल आणि तुम्ही त्यांना उत्तम अभिप्राय द्याल हे कळेल, आता नाही.
जर तुम्हाला असे आढळले की एखादा ईमेल तुम्ही बंद करत आहात, तर ते पूर्ण करण्यासाठी Eat Frog पद्धत वापरा.
3. निरुपयोगी वृत्तपत्रे आणि विपणन ईमेलचे सदस्यत्व रद्द करा
तुम्हाला वृत्तपत्रे आणि विपणन ईमेलच्या अतिरिक्त आवाजाशिवाय दिवसभरात पुरेशा सूचना मिळण्याची शक्यता आहे. ते स्लाइड करणे सोपे आहे आणि तुम्ही व्यस्त असताना त्यांना तुमच्या इनबॉक्समध्ये जमा करू द्या.
तथापि, त्यांच्याद्वारे चाळणे हे आणखी एक कार्य आहे जे तुमचे लक्ष आणि उत्पादकता काढून टाकेल. हे विशेषतः खरे आहे जर प्रेषकाने ईमेल इतके चांगले लिहिले असेल की तुम्ही त्यावर क्लिक करा आणि ते का हे जाणून घेतल्याशिवाय वाचले.
निर्मात्याचे साहित्य वाचणे किंवा कंपनीच्या विक्रीचा फायदा घेणे यासारखे, तुम्ही प्रत्यक्षात कारवाई करणार आहात असे काही नसल्यास, सदस्यता रद्द करा. या ईमेलमध्ये तुम्ही घालवलेला वेळ आणि ऊर्जा वाचवा आणि त्यांना काहीतरी अधिक अर्थपूर्ण किंवा आरामदायी बनवा.
जर तुमच्याकडे वृत्तपत्रे आणि मार्केटिंग ईमेल्स असतील जी तुम्हाला वाचायला आवडत असतील, तर तुम्ही Spark सारखे ईमेल प्रदाता वापरून पाहू शकता जे स्मार्ट इनबॉक्स ऑफर करते.